Privacy Policy e informativa sull'origine dei dati

BTOMAIL – artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)

Versione 1.0 – pubblicata il 21/10/2026 (sostituisce la versione del 16/05/2025)

Questo documento spiega come Command Digital Srl tratta i dati personali in relazione al sito https://btomail.it, ai servizi BTOMAIL e alle comunicazioni email che invia. È diviso in parti, secondo la Sua posizione:

Usa il nostro sito o i nostri servizi? (visitatore, richiesta di contatto o di preventivo, cliente) → Parte A

 

Ha ricevuto una nostra email o la Sua attività compare nel database BTOMAIL? (titolare di impresa individuale, libero professionista, persona che opera in un'impresa) → Parte B

 

Le informazioni comuni (diritti, modalità per esercitarli, reclamo) sono riportate nella Parte C.

Titolare del trattamento

Command Digital Srl, titolare del marchio BTOMAIL, Via Cesare dal Fabbro, 2 – 37122 Verona (VR), C.F./P.IVA IT04575910239. Contatti per la protezione dei dati: e-mail privacy@btomail.it, PEC commandsrl@pec.it.

 

PARTE A – Utenti del sito e dei servizi (art. 13 GDPR)

 

A.1 Quali dati trattiamo

•     Dati di navigazione: indirizzo IP, tipo di browser e dispositivo, pagine visitate, data e ora di accesso, raccolti automaticamente dai sistemi che fanno funzionare il sito.

•     Cookie e strumenti di tracciamento: descritti nella Cookie Policy. Quelli non tecnici sono installati solo con il Suo consenso.

•     Dati forniti tramite moduli, email, telefono o WhatsApp: nome, cognome, azienda, ruolo, e-mail, telefono, contenuto della richiesta.

•     Dati dei clienti: dati del referente e dell'azienda necessari per preventivi, ordini, consegna delle liste, consulenza strategica e assistenza.

•     Dati amministrativi e di fatturazione: ragione sociale, partita IVA, indirizzo, codice destinatario o PEC, dati relativi ai pagamenti.

Non chiediamo né trattiamo categorie particolari di dati (art. 9 GDPR) né dati relativi a condanne penali e reati (art. 10 GDPR).

A.2 Finalità e basi giuridiche

a) Funzionamento e sicurezza del sito

Consentire la navigazione, garantire la sicurezza del sito e prevenire abusi e accessi automatizzati (anche tramite il servizio di protezione Cloudflare).

Base giuridica: legittimo interesse del Titolare alla sicurezza e al corretto funzionamento del sito (art. 6, par. 1, lett. f).

b) Risposta alle richieste e ricontatto

Rispondere alle richieste di informazioni, predisporre e inviare il preventivo e ricontattare l'utente, anche per telefono o e-mail, in merito al servizio richiesto.

Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato (art. 6, par. 1, lett. b) e legittimo interesse a dare seguito alla richiesta ricevuta (art. 6, par. 1, lett. f). L'interessato può opporsi in qualsiasi momento.

c) Erogazione dei servizi

Gestire gli ordini, fornire i database e le liste BTOMAIL, la consulenza strategica e gli altri servizi acquistati, prestare assistenza.

Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b).

d) Adempimenti amministrativi e fiscali

Fatturazione, contabilità e adempimento degli obblighi di legge.

Base giuridica: obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c).

e) Comunicazioni ai clienti su servizi analoghi

Inviare via e-mail ai clienti informazioni su servizi analoghi a quelli già acquistati, utilizzando l'indirizzo fornito in occasione dell'acquisto. L'interessato può opporsi in qualsiasi momento, anche tramite il link presente in ogni comunicazione.

Base giuridica: legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f).

f) Statistiche di utilizzo

Misurare in forma aggregata l'utilizzo del sito tramite Matomo, configurato con indirizzo IP anonimizzato, senza identificativi dell'utente e senza condivisione dei dati con terzi.

Base giuridica: legittimo interesse del Titolare a migliorare il sito (art. 6, par. 1, lett. f). Con questa configurazione lo strumento è assimilato ai cookie tecnici e non richiede il consenso.

f-bis) Statistiche di terza parte

Misurare in forma aggregata le visite e l'utilizzo delle pagine tramite Google Analytics.

Base giuridica: consenso espresso tramite il banner dei cookie (art. 6, par. 1, lett. a, e art. 122 del D.lgs. 196/2003), revocabile in qualsiasi momento dalle preferenze cookie.

g) Pubblicità, remarketing e identificazione delle aziende visitatrici

Misurare il rendimento delle campagne pubblicitarie e mostrare annunci a chi ha visitato il sito, tramite HubSpot, Google Ads, Microsoft Advertising (Bing Ads) e Meta, e identificare l'azienda da cui proviene la visita tramite BTOLEAD, il nostro servizio che registra le pagine consultate e ricava l'azienda dall'indirizzo IP di connessione.

Base giuridica: consenso espresso tramite il banner dei cookie (art. 6, par. 1, lett. a, e art. 122 del D.lgs. 196/2003), revocabile in qualsiasi momento dalle preferenze cookie.

h) Tutela dei diritti

Accertare, esercitare o difendere un diritto del Titolare in sede giudiziaria o stragiudiziale.

Base giuridica: legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f).

A.3 Conferimento dei dati

Il conferimento dei dati per le finalità b), c) e d) è necessario: senza di essi non possiamo rispondere alla richiesta, erogare il servizio o adempiere agli obblighi di legge. Il consenso per le finalità f-bis) e g) è facoltativo, e il rifiuto non ha alcuna conseguenza sull'utilizzo del sito e dei servizi.

A.4 Modalità del trattamento

Il trattamento avviene con strumenti manuali e informatici, adottando misure tecniche e organizzative adeguate a garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati (art. 32 GDPR) e a ridurre i rischi di distruzione, perdita, accesso non autorizzato o divulgazione.

A.5 Destinatari

•     Personale e collaboratori del Titolare autorizzati al trattamento e vincolati alla riservatezza.

•     Fornitori che trattano i dati per nostro conto come responsabili del trattamento (art. 28 GDPR): servizi di hosting e infrastruttura server situati nell'Unione Europea, protezione e distribuzione del sito (Cloudflare), CRM e invio e-mail (HubSpot), strumenti di analisi, gestione del consenso cookie (Avacy CMP), assistenza tecnica e consulenti.

•     Fornitori che agiscono come autonomi titolari, per i servizi di pubblicità e misurazione (Google, Microsoft, Meta) e per i pagamenti (istituti bancari e di pagamento).

•     Autorità pubbliche, quando previsto dalla legge.

I dati degli utenti e dei clienti non sono venduti né comunicati a terzi per loro finalità di marketing.

A.6 Trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo

I dati del sito sono conservati su server situati nell'Unione Europea. Alcuni fornitori di servizi accessori (Cloudflare, HubSpot, Google, Microsoft e Meta) hanno sede o infrastrutture negli Stati Uniti: il trasferimento avviene sulla base della decisione di adeguatezza relativa all'EU-US Data Privacy Framework, cui tali fornitori sono certificati.

A.7 Per quanto tempo conserviamo i dati

•     Dati di navigazione: 90 giorni, salvo necessità di accertamento di illeciti.

•     Richieste non seguite da un contratto (contatti, preventivi): 36 mesi dall'ultima interazione; il termine si rinnova a ogni nuova interazione dell'interessato.

•     Dati contrattuali e di fatturazione: 10 anni (art. 2220 c.c.).

•     Comunicazioni ai clienti su servizi analoghi: fino all'opposizione; i dati sono comunque cancellati dopo 36 mesi senza alcuna interazione.

•     Cookie: secondo la durata indicata nella Cookie Policy.

È fatta salva la conservazione per il tempo necessario alla tutela dei diritti del Titolare in caso di contestazioni. Decorsi i termini, i dati sono cancellati o resi anonimi.

A.8 Diritto di opposizione

Diritto di opposizione (art. 21 GDPR). Lei può opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei Suoi dati fondato sul legittimo interesse, per motivi connessi alla Sua situazione particolare. Può inoltre opporsi in qualsiasi momento, senza dover fornire alcuna motivazione, all'invio di comunicazioni commerciali, anche tramite il link di disiscrizione presente in ogni e-mail.

 

 

PARTE B – Imprese e professionisti presenti nel database BTOMAIL (art. 14 GDPR)

 

B.1 A chi si rivolge questa parte

Il database BTOMAIL contiene esclusivamente dati pubblici, tratti dal Registro delle Imprese e da altre fonti pubblicamente accessibili, riferiti a imprese e organizzazioni, con particolare riguardo ai loro indirizzi e-mail. I dati delle persone giuridiche, in base al GDPR, non sono soggetti a restrizioni e non è richiesto il consenso preventivo per il loro utilizzo, in forza del principio espresso dal legislatore di tutela della trasparenza nello svolgimento delle attività economiche (Regolamento UE 2016/679, Considerando 14 e 47).

Sono invece dati personali, e a essi si riferisce questa parte:

•     i dati delle imprese individuali e dei liberi professionisti, che coincidono con quelli del titolare;

•     i nominativi e i ruoli delle persone che ricoprono cariche nelle imprese;

•     gli indirizzi e-mail e gli altri recapiti che identificano una persona (ad esempio un indirizzo e-mail nominativo).

Poiché i dati non sono raccolti presso gli interessati, queste informazioni sono comunicate individualmente a ciascun indirizzo e-mail presente nel database, con un messaggio informativo inviato entro un mese dall'inserimento e comunque prima che i dati siano forniti ai clienti o utilizzati per le nostre comunicazioni commerciali (art. 14, par. 3, GDPR). Sono inoltre pubblicate su questa pagina e richiamate da un link presente in ogni comunicazione e-mail che inviamo.

B.2 Quali dati trattiamo

•     Indirizzo e-mail dell'impresa o del professionista, che costituisce il dato principale del database.

•     Dati anagrafici d'impresa: denominazione, forma giuridica, stato di attività, partita IVA, indirizzo della sede, codici ATECO e categoria merceologica, numero di addetti.

•     Persona chiave e ruolo: nome, cognome e carica (ad esempio titolare, amministratore delegato, presidente del consiglio di amministrazione).

•     Dati economici tratti dai bilanci depositati (ad esempio la fascia di fatturato), quando disponibili; le imprese individuali non depositano il bilancio.

•     Altri recapiti professionali: sito web, numeri di telefono, pagine sui social network.

Non trattiamo categorie particolari di dati (art. 9 GDPR) né dati relativi a condanne penali e reati (art. 10 GDPR).

B.3 Da dove provengono i dati

I dati sono acquisiti esclusivamente da fonti lecite e pubblicamente accessibili:

•     il Registro delle Imprese tenuto dalle Camere di Commercio, i cui dati riceviamo tramite distributore ufficiale autorizzato, con aggiornamenti periodici, compresi i bilanci depositati;

•     fonti web pubblicamente accessibili, quali i siti web delle imprese e dei professionisti, gli elenchi pubblici online e le pagine sui social network, da cui provengono gli indirizzi e-mail e gli altri recapiti professionali.

Il database BTOMAIL e quelli di REGISTROAZIENDE.it e BTODATA, anch'essi di Command Digital Srl, si arricchiscono a vicenda a partire da queste stesse fonti. Gli indirizzi e-mail sono controllati con un doppio sistema di validazione, che ne verifica l'attività e il funzionamento.

Su richiesta dell'interessato, forniamo tutte le informazioni disponibili sull'origine dei singoli dati che lo riguardano (art. 15, par. 1, lett. g, GDPR).

B.4 Finalità e basi giuridiche

•     Liste di contatti BTOMAIL: fornitura a utenti professionali di liste di indirizzi e-mail e dati d'impresa, selezionate per categoria merceologica, area geografica e dimensione, che i clienti utilizzano per la ricerca commerciale B2B, cioè per individuare e contattare potenziali clienti, fornitori e partner commerciali. Base giuridica: legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f), che il Considerando 47 del GDPR riconosce anche per finalità di marketing diretto.

•     Comunicazioni commerciali di Command Digital Srl: invio, a marchio BTOMAIL e REGISTROAZIENDE.it, di comunicazioni e-mail sui servizi di Command Digital Srl, selezionate per categoria merceologica, e misurazione dei risultati. Le comunicazioni sono rivolte esclusivamente a recapiti professionali, non sono inviate a indirizzi di posta elettronica certificata (PEC) e non superano le 6 al mese per contatto. Base giuridica: legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f; Considerando 47).

•     Misurazione delle aperture e dei clic: le nostre email contengono un'immagine invisibile (pixel) e link che passano dai server della piattaforma di invio. Ci permettono di sapere se e quando il messaggio è stato aperto e quali link sono stati cliccati, insieme a dati tecnici come indirizzo IP, dispositivo e programma di posta. Utilizziamo queste informazioni per misurare i risultati delle campagne, migliorarne contenuti e frequenza e ricontattare chi ha mostrato interesse per i nostri servizi. Il tracciamento è attivo per impostazione predefinita: può disattivarlo in qualsiasi momento con il link per le preferenze sul tracciamento presente in fondo a ogni email, continuando a ricevere le nostre comunicazioni, oppure disattivando il caricamento automatico delle immagini nel Suo programma di posta. Base giuridica: legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f).

•     Gestione delle richieste degli interessati e lista di soppressione: base giuridica: obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c).

•     Tutela dei diritti in sede giudiziaria: base giuridica: legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f).

Il legittimo interesse consiste nel rendere disponibili, per la ricerca commerciale tra operatori economici, recapiti professionali provenienti da fonti pubbliche, che le imprese e i professionisti hanno reso noti proprio per essere contattati nell'ambito della loro attività, e nel promuovere i servizi del Titolare presso le stesse imprese. Lo abbiamo bilanciato con i diritti degli interessati tenendo conto della natura professionale dei dati, della loro provenienza da fonti pubbliche e delle misure di tutela adottate: le comunicazioni riguardano solo servizi B2B, hanno una frequenza limitata, contengono sempre il link di disiscrizione e il rimando a questa informativa; i clienti sono vincolati da obblighi contrattuali; gli interessati possono opporsi in qualsiasi momento. La valutazione del legittimo interesse è disponibile su richiesta.

I dati sono messi a disposizione dei clienti in quanto dati pubblici riferiti all'attività economica delle imprese, la cui conoscibilità risponde al principio di tutela della trasparenza nello svolgimento delle attività economiche. I clienti li utilizzano come autonomi titolari del trattamento, restano responsabili dell'utilizzo che ne fanno e si impegnano contrattualmente a farlo nel rispetto della normativa vigente, delle condizioni di vendita di BTOMAIL e delle opposizioni ricevute. Command Digital Srl declina ogni responsabilità per utilizzi non conformi da parte dei clienti.

B.5 A chi comunichiamo i dati

•     Clienti professionali di BTOMAIL, che ricevono le liste e le trattano come autonomi titolari, contrattualmente tenuti a utilizzarle nel rispetto della normativa vigente e delle condizioni di vendita di BTOMAIL.

•     Clienti di REGISTROAZIENDE.it e BTODATA, per i dati che arricchiscono quei database, secondo quanto descritto nella relativa informativa.

•     Fornitori di servizi di hosting, infrastruttura server e invio delle comunicazioni e-mail, che trattano i dati per nostro conto come responsabili del trattamento (art. 28 GDPR).

•     Autorità pubbliche, quando previsto dalla legge.

Su richiesta, l'interessato può conoscere l'identità dei singoli destinatari a cui i suoi dati sono stati comunicati.

B.6 Trasferimenti fuori dall'Unione Europea

I dati del database sono conservati e trattati su server situati nell'Unione Europea, compresi quelli della piattaforma utilizzata per l'invio delle comunicazioni e-mail.

B.7 Per quanto tempo conserviamo i dati

•     Per tutto il periodo in cui l'impresa risulta iscritta nel Registro delle Imprese e l'indirizzo e-mail risulta attivo, con aggiornamento periodico dalle fonti.

•     Gli indirizzi e-mail che, al controllo del doppio sistema di validazione, risultano non più attivi vengono eliminati.

•     Per le imprese cessate, i dati sono cancellati entro 12 mesi dalla cessazione risultante dal Registro.

•     In caso di opposizione o cancellazione, conserviamo il solo identificativo minimo (partita IVA e indirizzo e-mail) in una lista di soppressione comune a BTOMAIL, REGISTROAZIENDE.it e BTODATA, per evitare che i dati vengano reinseriti con i successivi aggiornamenti o con l'arricchimento reciproco dei database.

•     La documentazione relativa alle richieste degli interessati è conservata per 5 anni, per dimostrare il corretto adempimento.

B.8 Diritto di opposizione

Diritto di opposizione (art. 21 GDPR). Lei può opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei Suoi dati fondato sul legittimo interesse, per motivi connessi alla Sua situazione particolare. Se i dati sono trattati per finalità di marketing diretto, può opporsi in qualsiasi momento senza dover fornire alcuna motivazione. A seguito dell'opposizione rimuoviamo i Suoi dati da BTOMAIL, REGISTROAZIENDE.it e BTODATA, li inseriamo nella lista di soppressione e non li forniamo più ai clienti. Per esercitarlo scriva a privacy@btomail.it (punto C.2).

 

Disiscrizione e opposizione non sono la stessa cosa. Il link di disiscrizione presente in ogni e-mail interrompe l'invio delle nostre comunicazioni commerciali, ma non rimuove i dati dal database. Per la rimozione occorre esercitare il diritto di opposizione o di cancellazione.

La cancellazione dai nostri servizi non incide sull'iscrizione e sui dati presenti nel Registro delle Imprese, la cui tenuta compete alle Camere di Commercio, né sui dati già forniti ai clienti prima della richiesta, che restano sotto la loro responsabilità e ai quali comunichiamo la richiesta nei casi previsti dall'art. 19 GDPR. Su segnalazione, correggiamo comunque i nostri archivi.

 

PARTE C – Informazioni comuni

 

C.1 I Suoi diritti

In qualsiasi momento Lei può chiedere l'accesso ai Suoi dati, la rettifica, la cancellazione e la limitazione del trattamento, nonché la portabilità dei dati trattati sulla base del contratto o del consenso (artt. 15-20 GDPR). Può revocare in qualsiasi momento il consenso prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca. Il diritto di opposizione è descritto ai punti A.8 e B.8.

C.2 Come esercitare i diritti

Può scrivere a privacy@btomail.it o alla PEC commandsrl@pec.it. Se la richiesta riguarda il database BTOMAIL, indichi l'indirizzo e-mail interessato o la partita IVA dell'impresa. La risposta è gratuita e arriva entro un mese dalla richiesta, prorogabile di due mesi nei casi complessi con comunicazione motivata.

C.3 Reclamo

Se ritiene che il trattamento violi la normativa, può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it), ai sensi dell'art. 77 del GDPR.

C.4 Processi decisionali automatizzati

Non effettuiamo decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sugli interessati (art. 22 GDPR). La selezione dei contatti per categoria merceologica, area geografica e dimensione d'impresa serve solo a individuare i destinatari delle comunicazioni.

C.5 Modifiche

Questo documento può essere aggiornato. La versione in vigore è sempre pubblicata su questa pagina, con la data di pubblicazione.